Afrontar agendas y misiones comerciales.

Ya sea realizándolo por nuestra cuenta, como si es acudiendo a una institución pública o una consultoría especializada, este sigue siendo un procedimiento ampliamente empleado entre las empresas exportadoras, especialmente cuando se encuentran en las fases iniciales de expansión a un mercado.

No hay nada como viajar para darte a conocer a nuevos importadores, distribuidores, prescriptores y compradores potenciales. El trato directo y presencial con tus futuros socios comerciales puede facilitar el refuerzo de la relación entre ambas partes.

En cualquier caso, estas agendas y misiones comerciales han de cumplir un objetivo si desean ser exitosas: una óptima preparación.

¿Cuál es mi posicionamiento en el mercado actualmente y la demanda de mi producto?

¿Cuál es la situación de mi competencia y a qué precios venden?

¿Conozco realmente a todos los importadores y su actividad?

¿Cómo sé si los compradores son confiables, se centran en relaciones a largo plazo o diversifican mucho a sus proveedores?

¿Dónde encuentro los contactos de cada empresa para saber a quién dirigirme?

Estas son algunas de las preguntas que debemos hacernos previamente a la preparación de una agenda comercial. Para obtener la información necesaria podemos recurrir a varias fuentes: cámaras de comercio, bases de datos comerciales, estudios de mercado, informes públicos, páginas webs y redes sociales son algunas de ellas.Sin embargo, vemos que esto va cambiando con la introducción de herramientas nuevas como son las inteligencias comerciales. 

Este tipo de soluciones te permite contestar a todas las preguntas anteriormente expuestas. Analizando datos oficiales de aduanas u otras fuentes, tendrás en un solo clic y con pocos recursos información precisa, completa y en tiempo real de lo que sucede en el mercado. Sabrás con exactitud qué hace tu competencia, aquién, cuándo y qué compran tus futuros clientes, saber con quién tenemos que hablar y detectando oportunidades y amenazas ocultas, se acabó exportar e invertir a ciegas basándonos en la intuición y en datos incompletos y desactualizados.

A la hora de emprender una misión comercial y desarrollar una agenda con profesionalidad, es crucial, indiscutiblemente, tener dominio de estas estrategias y saber interpretar muy bien este tipo de información.

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Para adentrarnos en las misiones comerciales, hemos contado con la experiencia de Marc Rodríguez, miembro de la Cámara de Comercio de Manresa desde la perspectiva del ámbito público:

xNova: ¿Qué tipos de fuentes de información o herramientas utilizáis para estudiar la situación de un mercado y sobre las oportunidades que puede ofrecer a una empresa exportadora?

Marc: Miro mucho, sobre todo, Trademap para ver cuáles son los grupos comerciales de importacióny exportación de los países que están mejor posicionados. También utilizamos estudios del ICEX, para ver barreras de entrada, como es la comercialización por producto y cómo se tiene que adecuar al mercado de destino.  

xNova: En un caso práctico de planificación de una misión comercial, ¿cuál sería el itinerario que seguir, desde que comenzáis a investigar hasta que se produce el viaje o reunión con los futuros socios comerciales?

Marc: En primer lugar, se busca el socio en destino, que es quien va a hacer las agendas de negocio. Nosotros trabajamos con ACCIÓ, ICEX o Cámaras de Comercio de España enel exterior. Entonces, acordamos una fecha que más o menos nos venga bien a los dos y pensemos que tiene sentido hacerla para las empresas (por ejemplo, no hacerlas la primera quincena de agosto porque está todo el mundo de vacaciones).

Una vez confirmamos la fecha y nos coordinamos con el resto de Cámaras, empezamos con la comunicación para captar empresas y que se apunten a la misión. Hecho esto, pasamos el perfil a las oficinas comerciales para que lo validen y den el visto bueno al producto que comercializan.  Finalmente,si les parece correcto y ven que el producto es adecuado a lo que buscan los compradores del mercado de destino, las oficinas comerciales empiezan a hacerlas agendas de negocio, y contrastan con las empresas que el perfil de cliente que se está presentando es el adecuado (si el importador cuenta con cierto volumen, si hace un poco de match entre el producto, el exportador catalán y el importador...).

xNova: ¿Qué procedimientos son los que habitualmente utilizáis para conocer al comprador? ¿Asistencia a ferias o eventos, networking, reunión 1o1 con los compradores potenciales...?

Marc: Son las oficinas comerciales quienes, directamente, contactan con ellos en el destino. Nosotros no hacemos agendas de negocio, y como es la oficina comercial la que está en destino, a partir de participar en eventos o de bases de datos, se encargan de hacer las agendas.  

Por otra parte, hacemos muchos webinars de promoción de la misión comercial. Son muy útiles para captar la atención de las empresas y tener una primera reunión con el director de la oficina comercial, quien te da una visión global del país, de cómo está funcionando, de cuáles son los sectores de oportunidad...

xNova:En caso de acontecimientos imprevistos en ese viaje comercial, ¿con qué planes de contingencia contáis para solucionar estos problemas?

Marc: Siempre hay imprevistos. Puede ser que al comprador le salga otra reunión o que la cancele en el momento, y bueno, lo que intentamos es reorganizarla. Ya que nos desplazamos al país y vamos a visitarlos, intentamos aprovecharlo al máximo y ser flexibles para que la empresa acabe la reunión con ellos.

Por ejemplo, si estamos a lunes y cancelan la reunión del martes, tenemos unos días para buscar un hueco, hacer una reunión virtual...

xNova: En la fase post-misión, ¿de qué manera lleváis a cabo un seguimiento de las oportunidades y contactos surgidos durante el viaje?

Marc: La empresa se encarga de hacer esto. Con las reuniones que ha tenido ve perfectamente el perfil de consumidor que está buscando y se encargan de hacer el seguimiento post-misión. Nosotros sí que llamamos para preguntar qué tal les ha ido, cuántas reuniones creen que son de provecho... Hacemos un poco de seguimiento, pero, a nivel comercial, son las empresas quienes tienen que ganarse al comprador y vender el producto.

Desde las oficinas comerciales, también ofrecen seguimiento post-misión para hacer cerrar nuevas reuniones y ver cómo están yendo.

xNova: Finalmente,a la hora de transmitir y reportar la información sobre la misión comercial a la empresa a la que ayudáis, ¿cuál es vuestro procedimiento?

Marc: Principalmente, utilizo campañas de email marketing: tengo la base de datos segmentada por sector y en función de la misión y el producto que creemos que más se asemeja a lo que está buscando al comprador, se envía.

Por ejemplo, si es Japón o corea del Sur, enviamos empresas vinculadas al sector agroalimentario.Si es Brasil, productos químicos o tecnología... Depende del mercado, buscamos un producto u otro.

Además, buscamos por LinkedIn el perfil de Export Manager para llamarle, contactarle, ofrecerle el itinerario y explicarle por qué creemos que es importante que participe.
Intentamos cerrar una primera reunión con ellos, explicarle los detalles... Y si siguen interesados,  les pasamos el programa y tratamos hacer una segunda reunión con el director para acabar de cerrar a la empresa.

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Por otro lado, en el ámbito privado, contamos con Paco Sáez, Business and Sales Manager en LORUSSO, a quien hemos podido hacerle algunas preguntas sobre agendas comerciales.

xNova: ¿Cómo es vuestro procedimiento para elaborar una agenda comercial para la empresa interesada?

Paco: Primero,concretamos una reunión en la empresa para identificar el perfil de cliente al que queremos llegar. Después, investigamos estos clientes potenciales con métodos como inteligencia de mercado, inside view, analizamos informes financieros de las empresas y las bases de datos de sus proyectos anteriores.Una vez hecho esto, cruzamos toda la información y se la presentamos a la empresa interesada. Seguimos llamando a la empresa y su departamento de compras, presentándonos y estableciendo objetivos. Por último, les enviamos un correo electrónico para establecer una cita.

xNova: ¿Cómo coordináis las reuniones y/o visitas que vais a tener con los contactos que habéis recopilado y considerado como interesantes a través de qué medios o canales?

Paco: Antes de realizar la visita, tenemos una reunión previa online con los compradores, paravisitarles cuando la oportunidad esté “caliente” y haya cierta relación y conversación previa.

Utilizamos búsquedas en LinkedIn o Rocket Reech para sacar correos y contactos.  

xNova: ¿Cómo es vuestra forma de medir los resultados de dicha agenda comercial y sus éxitos conseguidos?

Paco: En base a nuestro objetivo, medimos cuántas citas se han conseguido, analizamos los cuestionarios de satisfacción, etc.

xNova: ¿Cuáles crees que son las best practices que tienen en común las empresas que tienen éxito con las agendas?

Paco: Tener el mercado objetivo y el valor diferencial de producto claros, sobre todo en mercados saturados. Estar preparados en documentación, idioma, traducciones,tecnología, presentaciones y estudios de mercado. Tener en cuenta la realidad cultural del país al que nos dirigimos. Saber cómo reaccionar ante plantones y asegurarse de que las citas estén bien coordinadas.

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